Los archivos proporcionan información de interés, pero si los envías sin eliminar sus datos no visibles, puedes poner en riesgo la seguridad de la empresa. Te contamos cómo evitarlo.
El término metadatos hace referencia a la información que describe las características o atributos de un recurso (un fichero, un documento, una fotografía, etc.) y no se visualiza a simple vista. Se trata de una poderosa herramienta para la gestión de los datos y, con una adecuada gobernanza, sus beneficios pueden ser múltiples. Entre otras cuestiones, los metadatos facilitan la organización, búsqueda y recuperación de información, permiten evaluar su utilidad o garantizan su conservación.
En el caso de documentos creados con un editor de texto, una hoja de cálculo o una presentación, los metadatos suelen consistir en el nombre del autor, la fecha de creación y modificación, la ubicación, el idioma, el tamaño, la calidad y otros campos con información privada o interna de la empresa.
Si se envían estos archivos a clientes o proveedores sin borrar sus metadatos, estaremos proporcionando una información que, de caer en manos equivocadas, puede poner en peligro la seguridad de la compañía.
Herramientas web
En Internet existen múltiples páginas web para eliminar los metadatos de los recursos mencionados, pero el Instituto Nacional de Ciberseguridad (Incibe) recomienda no utilizarlas, ya que esto supone compartir documentos con información sensible con un tercero -el propietario de la página- y no existe una garantía de que éste vaya a tratar con confidencialidad u otros fines dicha información.
Para enviar archivos sin metadatos, el Incibe recomienda seguir diferentes pasos, en función del tipo de documento del que se trate:
- Cómo eliminar metadatos en documentos de Microsoft Office Word, Excel y Power Point
Guarda el documento, ábrelo y haz clic en “Archivo”. Selecciona “Información” y clica en “Comprobar si hay problemas” e “Inspeccionar documento”. Aparecerá un cuadro de diálogo con varias opciones, todas seleccionadas. Deja marcada solamente la casilla de “Propiedades del documento e información personal” y, a continuación, pulsa en el botón “Inspeccionar”. Aparecerá una ventana que nos advierte de que nuestro documento posee información personal en los metadatos. Para eliminarlos, hacemos clic en “Quitar todo” y en “Cerrar” para finalizar. De esta forma, el documento estará libre de metadatos.
- Cómo eliminar metadatos en documentos de LibreOffice
- En un archivo no guardado. Abre el documento, haz clic en el menú “Herramientas” y después en “Opciones”. En la nueva ventana, selecciona “Seguridad” y pulsa el botón “Opciones”. En el cuadro de diálogo marca «Eliminar información personal al guardar» y clica en “Aceptar”. Una vez realizado este proceso, ya puedes guardar tus documentos sin que contengan datos personales.
- En un archivo guardado. Haz clic en el menú “Archivo” y, a continuación, “Propiedades”. Se abrirá una nueva ventana. En la pestaña “General”, haz clic en «Restablecer» y desmarca la casilla «Utiliza datos de usuario». Pulsa el botón “Aceptar”.
- Cómo eliminar metadatos en documentos PDF, utilizando Adobe Acrobat Professional
Abre el documento en PDF con Adobe Acrobat Professional y en el menú “Archivo”, elige la opción “Propiedades”. En la nueva ventana, selecciona la pestaña “Descripción” y pulsa el botón “Metadatos adicionales”. En el nuevo cuadro de diálogo, en la parte superior izquierda, pulsa “Avanzado”. Selecciona una a una las líneas que aparecen en la parte derecha de la ventana y pulsa el botón “Eliminar». Una vez terminado, clica en “OK” para volver al documento.
Para no prescindir de las ventajas de las plataformas de videollamadas, si se va a hacer uso de este tipo de aplicaciones, es importante adoptar ciertas medidas de seguridad:
